L’articolo 20 comma 1-bis del D.lgs. 82-2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD) equipara la firma elettronica avanzata (FEA) alla firma autografa conferendo al documento firmato elettronicamente con Firma FEA il requisito legale della forma scritta e la medesima efficacia probatoria di un documento cartaceo sottoscritto a mano.
Ma quali documenti possono essere firmati con firma elettronica avanzata?
L’art. 21 del D.lgs. 82-2005 prevede che possano essere sottoscritti con Firma FEA praticamente tutti i tipi di documenti con la sola esclusione di quelli specificatamente indicati dall’articolo 1350 del Codice Civile ovvero i contratti che hanno ad oggetto azioni o diritti su beni immobili e rendite perpetue o vitalizie.
A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, non possono essere sottoscritti con firma FEA i contratti di compravendita immobiliare, mentre possono essere sottoscritti con firma elettronica avanzata tutte le seguenti tipologie di documenti:
- Accordi
- Attestazioni e Certificazioni
- Buste Paga e Contratti di Lavoro
- Contratti e relativi allegati
- Dichiarativi Fiscali
- Dichiarazioni Antiriciclaggio
- Impegni a Trasmettere
- Incarichi Professionali
- Informative e Consensi Privacy
- Offerte Economiche
- Ordini di Acquisto
- Pareri
- Perizie
- Polizze Assicurative
- Pratiche Amministrative
- Progetti
- Relazioni Tecniche
- Verbali
- …
A questo punto quale tipo di firma elettronica avanzata scegliere per firmare documenti online?
Le firme elettroniche avanzate sostanzialmente i suddividono in due macro categorie:
- la firma elettronica avanzata biometrica (Firma Biometrica)
- la firma elettronica avanzata OTP SMS (Firma OTP SMS o Firma SMS)
Le due principali differenze tra la Firma SMS e la Firma Biometrica sono le seguenti:
- la Firma OTP SMS non richiede la presenza fisica del cliente in quanto tutto il processo di firma avviene online in tempo reale, mentre la Firma Biometrica richiede l’identificazione fisica del cliente.
- La Firma Biometrica necessita dell’acquisto di apposito hardware e software per l’apposizione della firma, mentre la Firma OTP SMS permette al Cliente di firmare il documento online con un semplice SMS utilizzando il proprio telefono cellulare.
Chiaramente nell’attuale contesto economico e storico di pandemia e di limitazione dei rapporti interpersonali fisici, la Firma SMS risulta la scelta più idonea, pratica ed economica per firmare documenti online e sottoscrivere contratti a distanza in quanto:
- non richiede in nessuna fase del processo di firma la presenza fisica del Cliente
- può essere svolta interamente online e in tempo reale
- permette al Cliente di firmare utilizzando il proprio telefono cellulare, uno strumento di uso quotidiano che conosce bene e che riduce lo stress da apprendimento di nuove tecnologie.
Dr. Eric Falzone – Digital Compliance Advisor – Partner EUCS
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