In data 18 Maggio 2021, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) ha pubblicato le nuove “Linee Guida Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” che vanno a sostituire, abrogandoli, il DPCM 13 Novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” e il DPCM 3 Dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Come precisato dal Consiglio di Stato, le nuove Linee Guida Agid, ai sensi dell’art. 71 del D.lgs. 82-2015 Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes in quanto atto di regolamentare di natura tecnica, pienamente azionabile in giudizio davanti al giudice amministrativo in caso di violazione delle prescrizioni ivi contenute.
Le nuove Linee Guida Agid disciplinano le modalità tecniche di formazione, gestione e conservazione del documento informatico enfatizzando il ruolo della Firma Elettronica Avanzata (FEA) come nuovo strumento per garantire l’immodificabilità e l’integrità del documento informatico.
Infine, le nuove Linee Guida Agid definiscono i seguenti requisiti minimi obbligatori per garantire un processo di formazione, gestione e conservazione del documento informatico a norma di legge:
- nomina di Responsabile della Gestione Documentale
- nomina del Responsabile della Conservazione
- redazione del Manuale di Gestione Documentale
- redazione del Manuale di Conservazione
- predisposizione del piano di sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti ai sensi dell’art. 32 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR)
- redazione della procedura per la violazione dei dati personali ai sensi degli art. 33 e 34 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR).
In assenza dei suddetti requisiti minimi il sistema di gestione documentale e il sistema di conservazione non possono essere considerati a norma di legge e in quanto tali contestabili e sanzionabili.
Dr. Eric Falzone – Digital Compliance Advisor – Partner EUCS
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