La digitalizzazione dei processi aziendali impone alle aziende l’adozione di modelli di business innovativi, che apportino modifiche sostanziali alle procedure di gestione dei rapporti commerciali con clienti e fornitori finora adottate.
I processi di vendita e di acquisto gestiti interamente online mediante piattaforme di e-commerce e di e-procurement, infatti, richiedono un approccio completamente differente in termini legali, organizzativi, tecnologici rispetto al passato.
Un processo di vendita o di acquisto online implementato utilizzando modelli organizzativi obsoleti, oltre ad essere altamente inefficiente, può persino aumentare esponenzialmente i rischi di truffe, di frodi, di corruzione e di riciclaggio per l’azienda.
Mentre nei processi tradizionali, l’azienda aveva quasi sempre un contatto fisico con il cliente, mediante agenti o funzionari commerciali, e il contratto veniva sempre sottoscritto con firma autografa, nei processi di vendita o di acquisto online, invece, il cliente o il fornitore non viene mai correttamente identificato a distanza e i contratti non vengono quasi mai sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata (le uniche equiparabili ad una firma autografa).
Queste pesanti falle nel sistema commerciale espongono l’azienda ad altissimi rischi di frodi informatiche legate al furto di identità del cliente o del fornitore, con pesanti ripercussioni economiche in termini di impossibilità di incasso del credito commerciale e di recupero del servizio reso e/o del prodotto consegnato.
L’osservatorio britannico delle frodi (CIFA) ha stimato che quasi più del 65 % delle frodi informatiche sono riconducibili ad un furto di identità e che la mancata integrazione di sistemi di verifica a distanza dell’identità e di firma elettronica avanzata o digitale nei portali di e-commerce e di e-procurement può esporre l’azienda al rischio di ingenti perdite economiche e di immagine oltre ad un’alta probabilità di finire coinvolti in fattispecie di reato quali lo Skimming (ovvero clonazione della carta di credito) e il Bin Raiding (ovvero l’utilizzo di informazioni e dati personali di terzi per concludere illecitamente contratti online ).
Per difendersi da questi rischi è buona prassi integrare le piattaforme di e-commerce e di e-procurement aziendali con sistemi di identificazione a distanza, che permettano di verificare da remoto l’identità del soggetto che stipula il contratto online mediante il controllo automatico della validità di un documento di identità e il confronto tra foto presente nel documento verificato e foto scattata in tempo reale dall’utente durante il processo commerciale.
Inoltre, al fine di dare pieno valore legale al contratto a distanza è necessario integrare le piattaforme di e-commerce e di e-procurement aziendali con sistemi di firma elettronica avanzata (FEA) possibilmente basati su tecnologia OTP SMS (FEA SMS), in quanto permettono di firmare un documento on-line con un semplice SMS, attribuendo istantaneamente al documento firmato lo stesso valore legale di un contratto cartaceo sottoscritto con firma autografa.
La digitalizzazione aziendale, pertanto, comporta la necessaria presa di coscienza da parte del top management del fatto che i processi aziendali online non possono essere gestiti come i tradizionali processi commerciali del mondo fisico, ma che necessitano di un cambio di paradigma e di nuovi strumenti tecnologici, quali le piattaforme di identificazione a distanza ed i sistemi di firma elettronica avanzata (FEA), per essere efficaci e permettere di raggiungere efficientemente e velocemente gli obiettivi prefissati nei piani industriali e nei budget aziendali.
Dr. Eric Falzone – Digital Compliance Advisor – Partner EUCS
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