La digitalizzazione dei processi aziendali comporta obbligatoriamente l’adozione di strumenti di sottoscrizione elettronica di contratti e documenti.
La scelta del tipo di firma elettronica da adottare varia in base al valore legale che si vuole attribuire al documento firmato, alla velocità e semplicità del processo di firma e al budget di spesa a disposizione.
Qualora l’esigenza sia la sottoscrizione di una mole molto alta di documenti senza la necessità del requisito della forma scritta (es: presa visione dell’informativa privacy, di policy e procedure aziendali…) e con un budget ridotto la soluzione ideale è la firma elettronica semplice SMS (Firma SMS).
Per poter utilizzare un sistema di firma elettronica semplice SMS è, tuttavia, necessario dotarsi di una piattaforma di firma contratti a distanza.
Nel processo di sottoscrizione con firma elettronica SMS, il soggetto che deve firmare il documento riceve sul proprio telefono cellulare un codice OTP ed un link per collegarsi alla piattaforma di firma contratti a distanza, nella quale visualizzare il documento da sottoscrivere e inserire l’OTP ricevuto via SMS per firmare elettronicamente il documento.
I dati relativi all’SMS ricevuto e all’OTP inserito vengono integrati nel documento ai fini probatori al fine di comprovare l’avvenuta sottoscrizione del documento con Firma SMS.
Nonostante, la Firma Elettronica Semplice SMS (FES SMS) sia semplice ed economica, tuttavia, rispetto alla Firma Elettronica Avanzata (FEA SMS), non garantisce il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio è sempre liberamente valutabile in giudizio, in quanto corrisponde più a un mezzo di autenticazione che ad un vero e proprio strumento di firma.
Pertanto, qualora l’obiettivo sia quello di ottenere una firma elettronica equiparabile in toto ad una firma autografa, sarà necessario optare per una Firma Elettronica Avanzata SMS (FEA SMS) al posto della Firma Elettronica Semplice SMS.
Nei casi, invece, in cui la necessità aziendale sia quella di processare una grande quantità di documenti con l’obiettivo di ottenere una ricevuta di consegna e una conferma di presa visione del documento, la firma elettronica semplice SMS è la soluzione ideale in quanto permette di raggiungere tale finalità a costi nettamente più contenuti di una firma elettronica avanzata SMS (FEA SMS).
Dr. Eric Falzone – Digital Compliance Advisor – Partner EUCS
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